Hướng Dẫn Sử Dụng
- Chức năng này cho phép Admin doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp. Chức năng gồm các chức năng chính:
- Tìm kiếm thông báo phát hành
- Lập thông báo phát hành
- Xem thông báo phát hành
- Xem file bằng chứng
- Hủy thông báo phát hành
- Xem lý do hủy thông báo phát hành
- Gửi yêu cầu phê duyệt thông báo phát hành
- Xem lý do không phê duyệt thông báo phát hành
- Người dùng đăng nhập vào hệ thống, chọn từ menu Quản lý phát hành > Lập thông báo phát hành à Hệ thống hiển thị màn hình Lập thông báo phát hành
Hình: Màn hình Lập thông báo phát hành
Hệ thống cũng hỗ trợ người dùng tải quyết định thông báo phát hành tại giao diện:
* Tìm kiếm thông báo phát hành
Bước 1: Tại màn hình lập thông báo phát hành – khung thông tin tìm kiếm, nhập tiêu chí tìm kiếm gồm:
- Từ ngày: Từ ngày lập thông báo phát hành, định dạng dd/mm/yyyy
- Đến ngày: Đến ngày lập thông báo phát hành, định dạng dd/mm/yyyy
- Chi nhánh
- Trạng thái: Trạng thái của thông báo phát hành, bao gồm các trạng thái sau:
- Chờ phê duyệt
- Đã phê duyệt
- Không được phê duyệt
- Dự thảo
- Hoạt động
- Hủy
Bước 2: Người dùng nhấn nút “Tìm kiếm”
- Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
- Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện tìm kiếm và trả về kết quả (nếu có) trên bảng dữ liệu Danh sách thông báo phát hành
- Trường hợp không có dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Không tìm thấy bản ghi nào”
* Thêm mới thông báo phát hành
Bước 1: Để thêm mới thông báo phát hành, ND nhấn nút Thêm mới à Hệ thống hiển thị popup Thêm mới thông báo phát hành
Hình: Popup Thêm mới thông báo phát hành
Bước 2: NSD nhập các thông tin về thông báo phát hành thêm mới
- Tên cơ quan thuế: Gõ tên cơ quan thuế để tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các cơ quan thuế phù hợp gồm 2 cột thông tin Tên, Tên Tỉnh/Thành phố; NSD chọn tên cơ quan thuế trong danh sách.
- Các thông tin còn lại hiển thị theo user đăng nhập và không được phép sửa.
Bước 3: NSD nhấn nút Chọn loại hóa đơn phát hành à Hệ thống hiển thị popup Chọn loại hóa đơn phát hành
Hình: Popup Chọn loại hóa đơn phát hành
NSD nhập các thông tin:
Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn đã khai báo từ chức năng Khai báo loại hóa đơn
Mẫu hóa đơn: Danh sách mẫu hóa đơn được hiển thị theo loại hóa đơn đã chọn ở trên, mẫu hóa đơn được khai báo từ chức năng Khởi tạo thông tin doanh nghiệp
Ký hiệu: Ký hiện hóa đơn được hiển thị theo loại hóa đơn đã chọn ở trên. Ký hiện hóa đơn được khai báo từ chức năng Quản lý dải hóa đơn
Số lượng: Người dùng có thể tự nhập hoặc nếu không nhập thì khi nhập Đến số, hệ thống sẽ tự tính Số lượng theo công thức: Số lượng = Đến số – Từ số + 1.
Từ số: Hệ thống sẽ tự tính số hóa đơn bắt đầu khi NSD chọn Loại hóa đơn và chọn Ký hiệu.
Đến số: Người dùng có thể tự nhập hoặc nếu không nhập thì khi nhập Số lượng, hệ thống sẽ tự tính Đến số theo công thức: Đến số = Số lượng + Từ số – 1
Ngày bắt đầu sử dụng: Ngày bắt đầu sử dụng mẫu hóa đơn cùng dải hóa đơn, số lượng hóa đơn khi thông báo phát hành ở trạng thái Hoạt động.
- ND tích vào checkbox Tiếp tục thêm mới để hệ thống không đóng popup thêm mới sau khi thực hiện Thêm mới Loại hóa đơn phát hành
- Nhấn nút [x] hoặc nút Hủy bỏ để đóng cửa sổ thêm mới
- Nhấn nút Thêm mới:
- Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
- Nếu không xảy ra lỗi, thông tin Loại hóa đơn được hiển thị lên danh sách Các loại hóa đơn phát hành của popup Thông báo phát hành hóa đơn
Hình: Danh sách các loại hóa đơn được phát hành
Để tải hóa đơn trắng, NSD kích chuột vào icon 
của dòng tương ứng với mẫu hóa đơn trắng cần tải. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ tải file, cho phép ND mở file hóa đơn trắng hoặc lưu file vào máy.
Hình: Cửa sổ tải file hóa đơn trắng
Hệ thống hỗ trợ người dùng:
– Tải file hóa đơn trắng
– Tải file hóa đơn chuyển đổi
– Tải file zip (xml) của hóa đơn
Để hủy thông báo phát hành ở trạng thái dự thảo, người dùng nhấn vào icon 
Bước 3:
- Nhấn nút Tạo mới:
- Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
- Nếu không xảy ra lỗi, thông tin Thông báo hành, dải hóa đơn được lưu vào hệ thống. Link tải thông báo phát hành được hiển thị,
Hình: Link tải file thông báo phát hành
-
- ND nhấn vào Link Tải thông báo phát hành hóa đơn mới tạo để tải file thông báo phát hành, hệ thống hiển thị cửa sổ tải file, cho phép ND mở file thông báo phát hành hoặc lưu file vào máy.
Hình: Cửa sổ tải file thông báo phát hành
-
- Nhấn nút [x] hoặc nút Hủy bỏ để đóng cửa sổ thêm mới, thông báo phát hành vừa tạo được hiển thị lên Danh sách Thông báo phát hành.
Chú ý: Tại một thời điểm chỉ có 1 mẫu hóa đơn tương ứng với 1 loại hóa đơn được phép hoạt động, trường hợp người dùng muốn sử dụng cùng lúc nhiều mẫu hóa đơn thì cần lập thông báo phát hành với những loại hóa đơn khác nhau, ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng loại 1, hóa đơn giá trị gia tăng loại 2……
* Chức năng Xem thông báo phát hành
Bước 1: Để xem mẫu hóa đơn, NSD thực hiện tìm kiếm thông báo phát hành cần xem
Bước 2: NSD nhấn vào icon 
của dòng tương ứng với thông báo phát hành cần xem. Màn hình chi tiết thông báo phát hành sẽ hiển thị.
Hình: Xem thông báo phát hành
Bước 3: NSD nhấn vào nút Tải về để tải thông báo phát hành về máy. Hệ thống hiển thị cửa sổ tải file, cho phép ND mở file thông báo phát hành hoặc lưu file vào máy.
Bước 4: NSD nhấn vào nút Xem bản doc để xem thông báo phát hành trên trình duyệt. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo phát hành trên trình duyệt.
Hình: Xem thông báo phát hành trên trình duyệt
Bước 5: NSD nhấn vào nút In để xem thông báo phát hành trên trình duyệt. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ, cho phép NSD chọn máy in và thực hiện in thông báo phát hành.
Bước 6: NSD nhấn nút [x] hoặc nút Thoát để đóng cửa sổ xem thông báo phát hành.
Chức năng Hủy dải hóa đơn trong thông báo phát hành
Hệ thống hỗ trợ người dùng hủy dải hóa đơn trong thông báo phát hành
Người dùng thực hiện chọn dải hóa đơn cần hủy, nhập lý do Hủy, nhấn Hủy dải
Chú ý: Không được hủy dải hóa đơn đã bị hủy hoặc dải hóa đơn đã hết số
Hệ thống cũng hỗ trợ người dùng kiểm tra báo cáo hủy dải hóa đơn tại menu báo cáo
