* QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

Chức năng này cho phép NSD quản lý hóa đơn của doanh nghiệp. Chức năng gồm các chức năng chính:

• Tìm kiếm hóa đơn
• Xem hóa đơn
• Điều chỉnh thông tin
• Điều chỉnh tiền
• Lập hóa  đơn thay thế
• Hủy giao dịch
• Lập hóa đơn chuyển đổi
• Gửi email

Người dùng đăng nhập vào hệ thống, chọn từ menu Quản lý hóa đơn -> Quản lý hóa đơn->Hệ thống hiển thị màn hình Quản lý hóa đơn

                                                      Hình: Màn hình Quản lý hóa đơn

* Tìm kiếm hóa đơn

Bước 1: Tại màn hình Quản lý hóa đơn – khung thông tin tìm kiếm, nhập tiêu chí tìm kiếm gồm:

• Nhà cung cấp *: Danh sách Chi nhánh/Doanh nghiệp của Doanh nghiệp của user đăng nhập
• Mã số thuế (NCC) *: Mã số thuế được hiển thị tương ứng với Nhà cung cấp đã chọn ở trên
• Từ ngày lập: Từ ngày lập hóa đơn, định dạng dd/mm/yyyy
• Đến ngày lập: Đến ngày lập hóa đơn, định dạng dd/mm/yyyy
• Seri hóa đơn
• Số hóa đơn
• Hình thức hóa đơn: Chọn 1 trong số các giá trị sau:

                             – Hóa đơn gốc

                             – Hóa đơn thay thế

                             – Hóa đơn điều chỉnh

• Tên đơn vị
• Tên người mua
• Mã số thuế người mua
• Số điện thoại
• Địa chỉ email
• Mẫu hóa đơn

Lưu ý: Những hóa đơn có trường động thì khi chọn mẫu hóa đơn hệ thống sẽ hiển thị thêm lựa chọn để chọn tìm kiếm theo trường động

Bước 2: Người dùng nhấn nút “Tìm kiếm”

• Nếu xảy ra lỗi trong quá trình nhập liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi tương ứng.
• Nếu không xảy ra lỗi, hệ thống thực hiện tìm kiếm và trả về kết quả (nếu có) trên bảng dữ liệu Danh sách hóa đơn
• Trường hợp không có dữ liệu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Không tìm thấy bản ghi nào”

* LƯU TRỮ

Chức năng này hỗ trợ người dùng lưu 1 lần được nhiều hóa đơn, có thể lưu các file hóa đơn dưới dạng .PDF hoặc .ZIP

Bước 1: Tại màn hình Quản lý hóa đơn – Nhấn vào nút Lưu trữ

Bước 2: Nhập các thông tin tìm kiếm, các trường dấu * là bắt buộc nhập

Bước 3: Nhấn nút Tìm kiếm

Bước 4: Nhấn nút Tải về

Lưu ý:

– Số lượng lưu trữ mỗi lần hệ thống cho phép người dùng lưu được 300 hóa đơn.

– Nếu nhập Từ số – đến số có khoảng cách > 300 hóa đơn hệ thống sẽ báo lỗi như sau:

– Khi đính kèm Logo và Watermark trong mẫu hóa đơn chú ý điều chỉnh dung lượng của file sao cho nhẹ nhất có thể, để đảm bảo hiệu năng của hệ thống.

* XEM HÓA ĐƠN

Bước 1: Để xem hóa đơn, NSD thực hiện tìm kiếm hóa đơn cần xem

Bước 2: NSD nhấn vào icon của dòng tương ứng với hóa đơn cần xem. Màn hình hóa đơn sẽ hiển thị

Chú ý về ngày lập và ngày ký hóa đơn:

                                                      Hình: Xem hóa đơn

Bước 3: NSD nhấn vào nút Tải về để tải hóa đơn về máy. Hệ thống hiển thị cửa sổ tải file, cho phép ND lưu file vào máy.

Bước 4: NSD nhấn vào nút In để in hóa đơn. Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ, cho phép NSD chọn máy in và thực hiện in hóa đơn.

Bước 5: NSD nhấn vào nút Tải chứng thư số để xem thông tin chứng thư số. Hệ thống sẽ hiển thị thông tin chứng thư số như sau:

                                                 Hình: Xem thông tin chứng thư số

Bước 6: NSD nhấn nút [x] hoặc nút Thoát để đóng cửa sổ xem thông báo phát hành.