Các bước đăng ký và sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử
Bước 1: AM thực hiện đấu nối tài khoản Hóa đơn điện tử lên hệ thống
Ngay sau khi thỏa thuận hợp đồng hóa đơn điện tử thành công, đơn vị kinh doanh Hóa đơn điện tử Viettel sẽ thực hiện đấu nối hóa đơn điện tử trên hệ thống cho doanh nghiệp
User vào hệ thống: Sử dụng mã số thuế của doanh nghiệp
Mật khẩu vào hệ thống: Được gửi vào địa chỉ email đăng ký đấu nối hóa đơn điện tử
Bước 2: Doanh nghiệp thực hiện thay đổi mật khẩu sau khi nhận được tài khoản tại địa chỉ email
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/huong-dan-thay-doi-mat-khau-quen-mat-khau
Bước 3: Doanh nghiệp kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau đấu nối đã đúng thông tin trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp chưa và thực hiện cập nhật thông tin nếu chưa đúng.
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/huong-dan-cap-nhat-thong-tin-doanh-nghiep
Bước 4: Doanh nghiệp kiểm tra tình trạng sử dụng hóa đơn có đúng thông tin gói hóa đơn đăng ký trên hệ thống không
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/28-huong-dan-xem-tinh-trang-su-dung-hoa-don
Bước 5: Doanh nghiệp thực hiện cập nhật chứng thư số.
Chứng thư số là bắt buộc trong các giao dịch điện tử. Thông tin chứng thư số được sử dụng trong quyết định sử dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế.
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/huong-dan-cap-nhat-chung-thu-so
Bước 6: Doanh nghiệp thực hiện cấu hình email của doanh nghiệp lên hệ thống. Email này được sử dụng để gửi thông báo hóa đơn cho khách hàng cũng như nhận phản hồi của khách hàng về hóa đơn.
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/14-huong-dan-cap-nhat-email-sms
Bước 7: Doanh nghiệp thực hiện khai báo tên hóa đơn
Một doanh nghiệp có thể có nhiều tên hóa đơn thuộc các loại hóa đơn khác nhau. Tên hóa đơn giúp cho doanh nghiệp nhận biết và quản lý mẫu hóa đơn của mình một cách dễ dàng. Mỗi tên hóa đơn chỉ ứng với một mẫu hóa đơn. Nếu doanh nghiệp muốn sử dụng nhiều mẫu hóa đơn thì phải tạo thêm nhiều các tên hóa đơn khác.
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/11-huong-dan-khai-bao-loai-hoa-don
Bước 8: Doanh nghiệp thực hiện khai báo ký hiệu hóa đơn
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/12-huong-dan-khai-bao-dai-hoa-don
Bước 9: Doanh nghiệp thực hiện chọn mẫu hóa đơn
Cho phép doanh nghiệp chọn mẫu để sử dụng trong tập mẫu có sẵn trên hệ thống.
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/13-huong-dan-chon-mau-hoa-don
Bước 10: Doanh nghiệp thực hiện xin phê duyệt của thuế
Trường hợp 1: Nộp thông báo phát hành trực tiếp, cần nộp thuế những giấy tờ sau:
1. Mẫu hóa đơn trắng
2. Thông báo phát hành hóa đơn
3. Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp
Thuế sẽ đóng dấu mộc trên thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp sử dụng thông báo phát hành có đóng dấu của thuế và cập nhật bằng chứng phê duyệt của thuế lên hệ thống hóa đơn điện tử.
Trường hợp 2: Nộp thông báo phát hành trên hệ thống Hỗ trợ kê khai thuế (HTKK)
1. Download bộ cài phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế và cài vào máy tính
2. Vào giao diện Hỗ trợ kê khai thuế với mã số thuế của doanh nghiệp
3. Vào menu Hệ thống/Thông tin doanh nghiệp/Người nộp thuế
4. Nhập đúng thông doanh nghiệp
5. Nhấn Ghi, hệ thống báo:”Đã ghi dữ liệu thành công!”
6. Nhấn Thoát để quay ra giao diện bên ngoài
7. Vào menu Hóa đơn/Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)
8. Chọn đúng thời gian ngày/tháng/năm của chu kỳ tính thuế
9. Chọn đúng Mã loại hóa đơn
10. Nhập đúng thông tin mẫu số hóa đơn
11. Nhập đúng thông tin ký hiệu hóa đơn
12. Nhập đúng thông tin Từ số, Đến số, hệ thống tự động hiển thị Số lượng
13. Nhập đúng thông tin ngày bắt đầu sử dụng
14. Nhập đúng thông tin Doanh nghiệp in/Doanh nghiệp cung cấp phần mềm :
Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel)
MST: 0100109106
15. Nhập đúng thông tin Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo
16. Nhấn Ghi dữ liệu
17. Nhấn Kết xuất XML
18. Lưu file XML tại máy tính cá nhân
19. Nhấn Thoát để quay ra giao diện bên ngoài
20. Bật tool ký số USB Token
21. Tải mẫu hóa đơn trắng đã được đội dự án thiết kế từ giao diện thông báo phát hành của hệ thống Hóa đơn điện tử Viettel
22. Chụp lại ảnh mẫu hóa đơn, paste vào file doc
23. Lưu file doc có chứa ảnh mẫu hóa đơn vào máy tính cá nhân
24. Chụp lại ảnh mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, paste vào file doc
25. Lưu file doc có chứa ảnh mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp vào máy tính cá nhân
26. Vào giao diện Thuế Việt Nam với tên đăng nhập/mật khẩu của doanh nghiệp https://nhantokhai.gdt.gov.vn
27. Vào menu Nộp tờ khai
28. Chọn tệp tờ khai
29. Chọn file xml lưu trong máy tại bước 18
30. Nhấn Ký điện tử, hệ thống hiển thị thông báo:”Ký điện tử thành công”
31. Nhấn Nộp tờ khai
32. Vào menu Tra cứu, nhấn Tra cứu
33. Tại dữ liệu kết quả tra cứu, nhấn vào icon Gửi phụ lục
34. Chọn phụ lục là mẫu hóa đơn
35. Thực hiện chọn tệp phụ lục là file doc có chứa ảnh mẫu hóa đơn tại bước 23
36. Thực hiện ký điện tử
37. Thực hiện Nộp phụ lục
38. Vào menu Tra cứu, nhấn Tra cứu
39. Tại dữ liệu kết quả tra cứu, nhấn vào icon Gửi phụ lục
40. Chọn phụ lục là mẫu quyết định
41. Thực hiện chọn tệp phụ lục là file doc có chứa ảnh mẫu quyết định tại bước 25
42. Thực hiện ký điện tử
43. Thực hiện Nộp phụ lục
Lưu ý: Nếu đơn vị tự gen file mẫu hóa đơn ra file doc và đính kèm lên hệ thống HTKK
Đội dự án không chịu trách nhiệm về sai khác của mẫu hóa đơn đã gen từ pdf ra file doc với mẫu hóa đơn dự án đã thiết kế
Người dùng cần chụp ảnh mẫu hóa đơn, paste vào file doc để đảm bảo đúng với mẫu hóa đơn đã được thiết kế
Trường hợp người dùng tự gen file mẫu hóa đơn từ pdf ra file doc, đính kèm lên hệ thống HTKK và vẫn lập hóa đơn trên hệ thống Hóa đơn điện tử là sai luật, sử dụng mẫu
hóa đơn không đúng với mẫu hóa đơn đã đăng ký với thuế,
44. Vào menu Tra cứu, nhấn Tra cứu
45. Kiểm tra lại hồ sơ khai thuế đã nộp
46. Nhấn vào Tra cứu thông báo
47. Nhấn Tra cứu
48. Nhấn Tải về Tiếp nhận hồ sơ thuế điện tử để kiểm tra lại thông tin đã kê khai
Sau 2 đến 3 ngày làm việc, người dùng kiểm tra lại thông báo phát hành đã được đẩy lên trang của thuế: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html hay chưa.
Nếu chưa có, đơn vị cần liên lạc lại với thuế để kiểm tra thông tin thông báo phát hành đã đăng ký.
Tham khảo chi tiết tại link hướng dẫn:
Bước 11: Doanh nghiệp thực hiện gửi bằng chứng phê duyệt của thuế
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/16-huong-dan-gui-phe-duyet-thong-bao-phat-hanh
Bước 12: Admin Viettel thực hiện phê duyệt/hủy phê duyệt thông báo phát hành
Bước 13: Doanh nghiệp thực hiện cập nhật danh mục hàng hóa
Không bắt buộc. Tạo danh mục để cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn nhanh hơn bằng cách tìm kiếm từ những thông tin hàng hóa.
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/10-huong-dan-cap-nhat-hang-hoa
Bước 14: Doanh nghiệp thực hiện cập nhật danh mục khách hàng
Không bắt buộc. Tạo danh mục để cho phép doanh nghiệp lập hóa đơn nhanh hơn bằng cách tìm kiếm từ những thông tin khách hàng.
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/9-huong-dan-cap-nhat-danh-muc-khach-hang
Bước 15: Doanh nghiệp thực hiện các thao tác với hóa đơn (Lập hóa đơnHủy giao dịchLập hóa đơn thay thếLập hóa đơn điều chỉnh….)
Chi tiết xem tại link:
Lập hóa đơn và lập hóa đơn nháp: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/17-huong-dan-lap-hoa-don-va-lap-hoa-don-nhap
Lập hóa đơn thay thế: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/20-huong-dan-lap-hoa-don-thay-the
Lập hóa đơn điều chỉnh tiền: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/21-huong-dan-lap-hoa-don-dieu-chinh-tien
Lập hóa đơn điều chỉnh thông tin: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/22-huong-dan-lap-hoa-don-dieu-chinh-thong-tin
Lập hóa đơn xóa bỏ: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/23-huong-dan-lap-hoa-don-xoa-bo
Lập hóa đơn chuyển đổi: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/24-huong-dan-lap-hoa-don-chuyen-doi
Lập hóa đơn theo file: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/9-huong-dan-cap-nhat-danh-muc-khach-hang
Bước 16: Doanh nghiệp kiểm tra báo cáo hóa đơn
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/27-huong-dan-xem-bao-cao
Bước 17: Người mua thực hiện kiểm tra hóa đơn mua hàng
Người mua thực hiện tra cứu hóa đơn với hàng hóa đã mua từ doanh nghiệp để kiểm tra lại thông tin
Chi tiết xem tại link: https://sinvoice.viettel.vn/ho-tro/huong-dan-su-dung/huong-dan-thay-the-hoac-dieu-chinh-hoa-don-dien-tu
